Archiwum jako dział strategiczny
W skład wewnętrznej organizacji wielu instytucji publicznych, które uzyskały dostęp do informacji tajnych, znajduje się kancelaria tajna. Jest ona tworzona na podstawie wewnętrznych rozporządzeń Ministra Spraw Wewnętrznych. Szczególnie ważne jest tu wywiązanie sięz wszystkich procedur, gdyż świadczy ono o jakości pracy kancelarii i stopniu zabezpieczenia dokumentów. Wszyscy pracownicy podlegają obowiązkowemu przeszkoleniu, pracują także pod superwizją i podlegają regularnej ocenie przełożonych. Konstrukcja kancelarii tajnej także uregulowana jest stosownym rozporządzeniem. Priorytetem wszystkich podejmowanych akcji jest zapewnienie bezpieczeństwa dokumentów. Archiwizacja jest tu realizowana tylko przez sprofesjonalizowane podmioty, posiadające wszystkie wymagane certyfikaty. Praca wymaga specjalnych pozwoleń na dostęp do tajemnic państwowych. Wymaga specyficznych predyspozycji psychicznych.
Zarządzanie dokumentacją strategiczny dział administracyjny niemalkażdej instytucji publicznej. Umożliwia jej bezkolizyjnedziałanie. Dla zachowania płynności obiegu dokumentów oraz dla zagwarantowania wieczystego utajnienia dokumentacji konieczne jest także okresowe niszczenie dokumentów, gdy skończy się ustawowy wymóg ich przechowywania. Pozwala to na pozyskanie miejsca na nowo powstałe dokumenty i ułatwia utrzymaniu porządku w dokumentacji.
niszczenie dokumentów musi być wykonane z zachowaniem poprawnych procedur. Zajmują się tym wyspecjalizowane firmy, do których kluczowych zadań należy archiwizacja. Takich jednostek jest zwykle niewiele, dlatego stanowią prawdziwą elitę, zwłaszcza, jeśli mają udokumentowany długi okres funkcjonowania na rynku.
Papier jako materiał organiczny często bywa atakowany przez grzyby. By temu przeciwdziałać podejmuje się szereg działań prewencyjnych, mających na celu wyeliminowanie potencjalnych zagrożeń. Jednym z skutecznych zabiegów jest fumigacja, czyli okadzanie dokładnie odizolowanych archiwów złożonymi środkami chemicznymi, które eliminują larwy szkodników drewna. Metodę należy regularnie powtarzać, jednak cyklicznie praktykowana przynosi zadowalające efekty. Przedłuża żywotność papieru, poprawia także w dłuższej perspektywie komfort pracy osób zatrudnionych przy obsłudze archiwów. Dbałość o archiwa, przedłużanie ich żywotności poprzez zabiegi konserwacyjne takie jak fumigacja to czasem jedyne wyjście, gdy w budżecie danej instytucji brakuje środków na utrwalenie zasobów na nośniku elektronicznym.
W związku z ustawą o ochronie danych osobowych oraz wymogiem ochrony informacji niejawnej, niszczenie dokumentacji powinno odbywać się zgodnie z wymogami stosownychrozporządzeń. Zajmują się tym profesjonalne podmioty komercyjne, których podstawowym zadaniem jest archiwizacja. Dbałość o dokumentację i poprawne archiwizowanie i przechowywanie dokumentów to obowiązek każdej większej firmy. W przypadku niewielkich firm zajmują się tym przeważnie biura rozliczeniowe. Większe przedsiębiorstwa oraz instytucje takie jak archiwa, dla których archiwizacja dokumentów jest koniecznością muszą zwrócić się do wyspecjalizowanych w tego typu aktywności firm. Archiwizacja dokumentów stanowi ogromne ułatwianie w korzystaniu z archiwum lub po prostu owo korzystanie umożliwia. Jest to ogromne ułatwienie, poprawiające standard funkcjonowania każdej instytucji.